办公室搬迁流程

一、搬迁前的准备工作

1. 成立搬迁工作小组
   • 确定总协调人，负责组织公司搬迁的全面工作，如讨论制订搬迁工作方案并组织实施，协调搬迁工作中出现的矛盾和问题等。小组成员要对各自部门的搬迁工作负责。
2. 确定搬迁日期和时间
   • 综合考虑各方面因素，如员工工作安排、新办公室的准备情况等，确定一个合适的搬迁日期和具体的搬迁时间。
3. 规划新办公室布局
   • 准备新办公室的平面图，组织相关人员实地考察新办公室。根据各部门工作特点，规划所属部门办公家具及物品的摆放位置，并将新办公室空间划分平面图通知到各部门。
4. 通知相关方
   • 及时通知员工、客户、供应商和合作伙伴等相关方关于公司搬迁的事宜，包括搬迁的时间、地点等，让他们提前做好准备。
5. 更新公司地址和联系方式
   • 在搬迁之前，更新公司的网站、名片、信头、社交媒体等上面的地址和联系方式。
6. 备份重要文件和数据
   • 通过云存储、外部硬盘或其他备份设备，备份所有重要的文件和数据，防止搬迁过程中信息丢失。
7. 安排搬迁团队
   • 组建一个专业的搬迁团队，成员可包括项目经理、IT人员、行政人员等，负责整个搬迁过程的规划、协调和执行。
8. 联系搬家公司或物流公司
   • 与搬家公司或物流公司协商搬迁事宜，告知他们搬迁的时间、地点、路程、需要多大的车、需要几辆车、哪些办公家具需要拆装以及办公室贵重物品需小心搬运等细节，并商定价格后签订相应协议。
9. 拟定办公室搬迁工作计划安排表
   • 明确搬迁用车、搬家师傅以及司机、各部门搬迁时段安排、部门人员接送安排等内容，针对各办公室实际情况做相应计划调整，确保搬迁工作有条不紊。
10. 确定办公设备和家具的处理方式
    • 根据新办公室的需求，决定是否购买新设备或二手设备、是否处理旧设备；根据装修图纸中的隔间和座位布局以及公司的预算决定新办公室采用什么样的家具（购买新家具、利用旧家具、淘汰部分旧家具），并提前确定所有新旧家具的具体摆放位置，以及办公家具的拆除、搬运、安装事宜。
11. 处理电话、网络系统相关事宜
    • 找一家电信代办服务公司搞定所有与电话系统相关的问题，包括交换机移机、新电话线路申请、语音信箱申请、旧电话线路取消等；根据公司情况安排强弱电布线（可让装修公司或电话网络服务公司去做）。
12. 准备搬迁物件
    • 如记号笔、封口胶、纸箱、螺丝刀、锤子、钳子、裁纸刀、报纸、泡沫等。

二、搬迁当天的工作

1. 个人物品和办公室物品整理打包
   • 在搬家公司人员到达之前，部门人员先将个人物品整理打包到位，再将办公室物品分部门打包规整。贵重物品（如营业执照、账本等）要单独打包，专人保管，以防丢失。打包完毕后，详细记录物品名称及所属部门，做好编号，并记录清单，方便清点。
2. 与搬家公司沟通细节并装车
   • 搬家公司到达后，沟通好细节，按照“重下轻上”的原则进行分类装车，在搬运办公设备以及文件资料时小心搬运，轻拿轻放。
3. 人员押车安排（如有需要）
   • 分配人员押车，确保物品运输过程中的安全和顺利。

三、搬迁后的工作

1. 办公家具和设备的安装定位
   • 对需要安装的办公家具等进行拆包组装，如OA办公家具的安装定位、计算机及电话配线安装等。
2. 物品清点
   • 搬迁工作负责人员需要清点物品种类及数量确认无误后，搬迁工作才算是圆满完成。
3. 进行清理和整理工作
   • 包括清理旧办公室、整理文件和档案、安排设备和家具的摆放等；还需对新办公室进行清理，整理公共及个人纸箱定位，回收纸箱包装器材等。
4. 确保办公设备和网络正常运行
   • 检查所有设备是否能正常运行，与供应商联系，安装和配置必要的设备和网络；保证电话、网络系统平稳过渡。
5. 处理其他后续工作
   • 如公司执照的变更、保洁、保安、环境美化等；向员工发布迁址通知，告知全体员工到新办公区后的具体座位及新分机号码等；深入了解新办公室周边环境，通知全体员工相关注意事项（包括交通状况、乘车路线，餐厅、银行等服务或娱乐场所的分布情况）。